Stop het gesleep van mail in mapjes, ga Slacken!

De grootste angst bij infra werken is meerwerk. Het is tevens de grootste ergernis. In mijn ogen bestaat meerwerk niet. Immers, als je had geweten dat er extra werkzaamheden zouden zijn dan had je die wel opgenomen in het contract. Onlangs heb ik het programma Slack ontdekt waarmee iedereen elkaar in alle fasen van het project op de hoogte kan houden. De onderlinge betrokkenheid wordt vergroot waarmee er nog beter kan worden samengewerkt. Het gaat door een verbetering in de onderlinge communicatie er voor zorgen dat de kans op meerwerk wordt verkleint.

De traditionele manier van werken

De klassieke manier om projecten binnen de overheid uit te voeren is al jaren hetzelfde. Een ontwerper ontwerpt de openbare ruimte, een werkvoorbereider werkt het uit tot een contract en de directievoerder begeleidt de aannemer bij de uitvoering van het contract. Uiteindelijk is het aan de projectleider om alle disciplines met elkaar te laten communiceren. Hij is de spin in het web om alles en iedereen op de hoogte te houden. Toch komt het tijdens de uitvoering best eens voor dat het project anders wordt uitgevoerd dan de ontwerper had bedacht. Oeps, we hebben elkaar toch niet zo goed op de hoogte gehouden.

Stop het gesleep van mail in mapjes

Slack is het best te omschrijven als WhatsApp voor projecten, maar eigenlijk is het nog veel meer dan dat! Bij email moet je een berichtje sturen aan individuele personen. Bij Slack zijn er ‘kanalen’ waarin je berichten plaatst, zodat iedereen die daarbij is betrokken ze kan lezen. Berichten in allerlei mapjes slepen hoeft niet meer want je communiceert direct vanuit de verschillende mapjes. Er zijn openbare kanalen en private kanalen waar je op uitnodiging aan toegevoegd kan worden. Openbare kanalen zijn vooral handig voor berichten over aanbestedingsuitslagen, planningsdingen, MT-mededelingen en random chitchat over dingen op de werkvloer. De (private) kanalen zijn weer handig voor projecten waar je met je projectgroep aan werkt. Ik denk ook dat hier ook de grootste winst is te behalen doordat ontwerpers makkelijker mee kunnen kijken tijdens de uitvoering. Ook voor directievoerders is het handig omdat ze mee kunnen denken hoe het ontwerp het beste uitgevoerd kan worden.

Volg social media op afstand

Wat ik persoonlijk heel prettig vind in Slack, is de integratie van Twitter (Facebook en LinkedIn zullen vast snel gaan volgen). Veel projecten hebben een twitteraccount. Het is alleen niet te doen om per project alle twitterberichten te volgen. Het is handig wanneer er een bericht wordt geplaatst over een project dat vervolgens direct in het daarvoor geselecteerde kanaal wordt gezet. Vooral voor een niet altijd even digitaal aangehaakte ambtenaar is dat een uitkomst. Ik heb inmiddels een kanaal aangemaakt voor #mediaberichten waarin ik de berichten van de Cobouw en de Social Media berichten van mijn eigen gemeente volg.

Ik ben er van overtuigd dat Slack voor een verbetering zal zorgen in de onderlinge samenwerking en persoonlijke workflow. Het zal het aantal mailtjes behoorlijk laten verminderen en we gaan stappen maken in de onderlinge communicatie rondom projecten. Resultaat: goed lopende projecten en enthousiaste collega’s.

Meer info

Inmiddels nieuwsgierig geworden wat Slack voor jou zou kunnen betekenen? Kijk even op frankwatching waar nog meer info is te vinden maar ook deze commercial van Slack is leuk. Mijn tip om er mee te gaan starten: begin klein, test het met enkele collega’s een weekje uit en bouw het dan uit door meer collega’s toe te voegen.

(c) www.lbbrhzn.nl

2 Thoughts to “Stop het gesleep van mail in mapjes, ga Slacken!”

  1. rabc2015

    De eerste een blog van jouw hand waar ik het niet eens ben met je opening “Het grootste risico bij infrawerken is voor mij meerwerk. Het is tevens de grootste ergernis. In mijn ogen bestaat meerwerk niet. Immers, als je had geweten dat er extra werkzaamheden zouden zijn dan had je die wel opgenomen in het contract.”
    Sowieso ben ik het al inhoudelijk niet met je eens. Het is onzinnig te denken dat je meer werk voor kan zijn.
    Men moet meerwerk gewoon niet zo negatief en eindelijk eens beschouwen als een onderdeel van het projectleven.

    NB Over Slack kan ik (nog) niet oordelen. Het doet me deels denken aan VISI-raamwerk-communicaties. Ik zie veel overeenkomsten. Ik hoor daar veel positiefs over visie maar ook veel negatiefs.
    Wat me verder opvalt: “andere mensen kunnen meekijken”. Dat kan je in de mail ook als je de mensen maar in de cc zet. De praktijk is echter dat dat verwachten schept die niet bewaarheid worden omdat de CC ers geen tijd hebben alle cc berichtjes te lezen; daarom is mail zo mooi dan kan je per keer gericht kiezen wanneer het wel en niet zinvol is. Je kan mij (nog) niet wijsmaken dat dat bij Slack ineens opgelost zou zijn. dan heeft men niet ineens wel tijd het te gaan bekijken. Het denkbeeld dat het daar zou werken lijkt me licht over-ingeschat.

    Voor ik het ga proberen hoor ik graag of anderen mijn bovenstaande bedenken door te werken met Slack zullen wegwuiven.

  2. Hoi Rob, Wat fijn dat ik nu iets heb waar je het niet mee eens bent. 🙂 Gelukkig bedoelen we hetzelfde. Meerwerk zal altijd blijven bestaan en Slack zal er echt niet voor gaan zorgen dat we daar nu vanaf zullen zijn. Waar het denk ik wel bij gaat helpen is dat we, door mee te kunnen kijken en de drempel rondom elkaar informeren kunnen verlagen samen een nog beter product in de markt kunnen zetten. Interne betrokkenheid en communicatie zijn onderdelen binnen organisaties waar nog veel winst is te behalen. Slack is niet meer dan een experiment om dat misschien voor elkaar te krijgen.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.